各學院（部）：
為做好2014屆畢業(yè)生檔案轉寄工作，現將有關事宜通知如下。
一、時間安排
第一階段：6月3日～13日，以學院（部）為單位在檔案館領取畢業(yè)生原始檔案（具體時間安排見附件1、2）。
第二階段：6月17日～7月1日，各學院（部）收集、整理畢業(yè)生檔案，準確填寫《畢業(yè)生檔案材料目錄》（見附件3）、《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》（見附件4），交檔案館審核。
第三階段：7月2日～8日，各學院（部）將整理好的畢業(yè)生檔案交送檔案館（具體安排見附件5、6）。
第四階段：7月10日檔案館統一寄發(fā)畢業(yè)生檔案。
二、檔案整理轉寄工作流程
（一）各學院（部）到檔案館領取畢業(yè)生原始檔案。
（二）各學院（部）對畢業(yè)生檔案進行整理、核對，并對學生所有檔案材料裝袋（每名學生裝一個檔案袋），填寫《畢業(yè)生
檔案材料目錄》、《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》。
（三）各學院（部）從《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》中篩選出實際需要轉寄的信息，將電子版發(fā)至檔案館，檔案館依此制作《檔案轉遞回執(zhí)單》、《機要文件交寄單》及機要信封地址（電子版），并反饋各學院（部）。各學院（部）在檔案館領取機要信封袋。
（四）各學院（部）粘貼機要信封地址，并將加蓋學院（部）公章的《檔案轉遞回執(zhí)單》（每人一份）與學生檔案材料一同裝入機要信封袋內，將信封口平整、嚴密、完好粘貼（信封口不貼封條，不蓋章）。
（五）各學院（部）畢業(yè)班輔導員在《機要文件交寄單》（一式兩份）登記人一欄簽名，并將已封口的檔案，按《機要文件交寄單》編號順序打捆，《機要文件交寄單》每頁20件，一頁一捆，同時，將《機要文件交寄單》（一式兩份）捆在最上面（不能黏貼，不能損壞）?！稒C要文件交寄單》所列內容必須與每捆檔案的順序和數量完全一致。此單不可刪改，若有刪改（如檔案抽出），要在《機要文件交寄單》里將此檔案地址劃掉，并在備注欄簽上登記人姓名。
（六）各學院（部）將檢查校對無誤后的畢業(yè)生檔案，在規(guī)定時間內交至檔案館（見附件5、6）。
三、注意事項
（一）畢業(yè)生檔案轉寄地址信息以畢業(yè)生派遣單位為依據。
（二）就業(yè)單位要求學生個人攜帶檔案，必須出具相關證明，經學院（部）批準備案后，由學院（部）將學生檔案貼條密封、蓋章交學生攜帶。
（三）9月份，各學院（部）將專升本學生檔案統一整理編號交臨潼校區(qū)檔案館，研究生檔案統一整理編號交雁塔校區(qū)檔案館。???????
（四）需要查詢檔案去向的畢業(yè)生，可在畢業(yè)一年內在檔案館查詢機要轉寄號，并開具介紹信后到陜西省機要通信局進行查詢（畢業(yè)超過一年以上的，機要局不予查詢）。
（五）就業(yè)單位要求對畢業(yè)生黨員材料檔案密封的，由學院（部）負責密封，并加蓋公章，與其他檔案材料一并裝袋。
（六）畢業(yè)生在填寫《畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表》時，須確認接收檔案單位與機要局是否建立機要投遞關系，若未建立機要投遞關系的機要局一律不予投遞。
四、領取移交地點及聯系人
領取移交地點：本、?？茖W生檔案領取移交在臨潼校區(qū)15號教學樓一層西側檔案館保管科辦公室，研究生檔案領取移交在雁塔校區(qū)大學生活動中心北樓一層檔案館綜合辦公室。
聯 系 人：郭懷珍??張峻山
臨潼校區(qū)聯系電話：83856343
雁塔校區(qū)聯系電話：85583034
電子郵箱：535903560@qq.com。
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附件：?1.領取畢業(yè)本、專科生檔案時間安排表
2.領取畢業(yè)研究生檔案時間安排表
3.畢業(yè)生檔案材料目錄
4.畢業(yè)生檔案轉寄地址信息統計表
5.畢業(yè)本、?？粕鷻n案移交檔案館時間安排表
6.畢業(yè)研究生檔案移交檔案館時間安排表
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檔案館
2014年5月30日